Reforma Tributária exige uma revolução nos ERPs dos supermercados e coloca gestão tributária no centro da operação

A Reforma Tributária do consumo representa um dos maiores desafios tecnológicos e operacionais já enfrentados pelo varejo supermercadista brasileiro. Mais do que uma mudança nas obrigações fiscais, a criação do IBS, da CBS e do Imposto Seletivo exigirá uma profunda revisão dos sistemas de gestão utilizados pelas empresas do setor. Os ERPs passarão a exercer um papel estratégico na integração entre tributação, precificação, cadastro de produtos, fluxo de caixa e conciliação financeira, tornando a preparação antecipada um fator determinante para a continuidade operacional dos supermercados nos próximos anos.

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Segundo Bruno Quoos, gestor de desenvolvimento fiscal do Grupo Telecon, os sistemas precisarão se adaptar a uma nova realidade tributária que coexistirá com as regras atuais durante o período de transição. “A Reforma Tributária exige uma transformação significativa nos ERPs, especialmente pela introdução do IBS e da CBS, que passarão a coexistir com tributos atuais durante o período de transição”, afirma.

Na avaliação de Maurício Metzen, CEO da Weber Sistemas, a mudança vai muito além de simples atualizações fiscais nos softwares utilizados pelas empresas. “A principal mudança exigida dos ERPs será a capacidade de tratar a tributação como um motor dinâmico de regras, e não apenas como um conjunto fixo de campos fiscais”, destaca Metzen.

ERPs passam a assumir papel estratégico nas operações

A Reforma Tributária exigirá mudanças em diversos módulos dos sistemas de gestão utilizados pelos supermercados. Para o executivo do Grupo Telecon, as áreas tributária e financeira serão as mais impactadas pelas novas exigências legais. “Os módulos mais impactados serão aqueles diretamente ligados à gestão tributária e financeira: cadastro de produtos e regras tributárias, formação de preços, emissão e recebimento de documentos fiscais, apuração de impostos, SPED Fiscal e SPED Contribuições, fluxo de caixa e contas a receber, além dos relatórios fiscais e gerenciais”, explica o gestor.

Segundo Maurício Metzen, o impacto operacional dos novos requisitos fiscais será significativo nas operações do varejo alimentar. “Em supermercado, falha na emissão da NFC-e não é apenas problema fiscal: pode significar fila no caixa, interrupção de venda e impacto direto na experiência do consumidor”, avalia Metzen.

Na visão dos especialistas, o ERP deixará de ser apenas uma ferramenta voltada ao cumprimento das obrigações fiscais e passará a atuar como uma plataforma de governança tributária e financeira. “Além disso, com a chegada do Split Payment, o ERP deixa de atuar apenas como um gerador de obrigações fiscais e passa a desempenhar um papel ainda mais estratégico no controle financeiro e tributário da operação, exigindo integração cada vez maior com meios de pagamento e processos de conciliação”, observa Quoos.

Cadastro de produtos e formação de preços ganham protagonismo

Um dos principais desafios para os supermercados estará relacionado à qualidade das informações cadastrais dos produtos. Segundo Bruno Quoos, o cadastro tributário deixa de ser uma atividade operacional e passa a ser fundamental para garantir a correta aplicação das novas regras fiscais. “Informações como NCM, GTIN e demais classificações precisarão estar constantemente atualizadas para garantir a correta aplicação das regras de IBS e CBS”, afirma o executivo.

Para Maurício Metzen, a complexidade tributária do setor supermercadista amplia a importância dessa adequação. “Produtos de cesta básica, bebidas, higiene, limpeza, padaria, açougue, hortifruti, itens com redução de alíquota, alíquota zero ou tratamento específico exigirão classificação correta para evitar distorções de preço, margem e apuração”, explica o CEO da Weber Sistemas.

As mudanças também alcançarão diretamente a formação de preços dos produtos comercializados. Segundo Bruno Quoos, os sistemas precisarão considerar novos critérios tributários e financeiros para oferecer maior precisão aos cálculos. “Assim como o impacto dos créditos gerados nas operações e os reflexos do Split Payment no fluxo de caixa, permitindo cálculos mais precisos e alinhados à realidade financeira do negócio”, destaca.

Split payment muda a lógica financeira dos supermercados

Entre os pontos mais sensíveis da Reforma Tributária está a implementação do split payment. Na avaliação de Maurício Metzen, o mecanismo altera profundamente a lógica financeira das operações comerciais. “Esse mecanismo prevê que, em determinadas operações, parte do valor pago pelo consumidor seja segregada para recolhimento dos tributos, em vez de todo o valor da venda ingressar livremente no caixa da empresa”, explica o executivo.

Segundo Bruno Quoos, os impactos vão além do departamento fiscal e chegarão diretamente às negociações comerciais realizadas pelos supermercadistas. “O supermercado vai precisar entender quais impostos estão embutidos no preço que o fornecedor cobra e quanto daquilo vai gerar crédito na ponta. Se o comprador do supermercado sentar na mesa de negociação com a mentalidade antiga, ele não vai saber se o preço que o fornecedor está oferecendo sob o regime do IVA Dual é realmente competitivo”, analisa.

Na visão de Maurício Metzen, o ERP precisará garantir total rastreabilidade das operações financeiras realizadas pelos supermercados. “O sistema precisará garantir rastreabilidade entre venda, NFC-e, pagamento, transação TEF ou Pix, valor segregado, valor líquido recebido e baixa financeira”, afirma o especialista da Weber Sistemas.

Adaptação antecipada será fundamental para reduzir riscos

Os especialistas alertam que deixar a preparação para os momentos finais da implementação das novas regras poderá aumentar significativamente os riscos operacionais das empresas. Segundo Bruno Quoos, um dos maiores erros será tratar a Reforma Tributária como uma obrigação exclusivamente fiscal. “Quanto mais próxima da obrigatoriedade ocorrer a adaptação, maiores tendem a ser os custos, os riscos operacionais e o impacto na rotina da empresa”, afirma o gestor.

Para Maurício Metzen, a adaptação envolverá diversas áreas dos supermercados e não poderá ser tratada como uma simples atualização de software. “Um dos maiores erros dos supermercadistas será acreditar que a Reforma Tributária será resolvida apenas pelo contador ou por uma atualização automática do sistema”, alerta o executivo.

Outro ponto destacado pelos entrevistados é a necessidade de testar processos internos antes do início das obrigatoriedades legais. Segundo Maurício Metzen, será necessário validar toda a operação do supermercado, desde as vendas no ponto de venda até as integrações financeiras e fiscais. “Não basta emitir uma nota de teste. Será necessário testar venda no PDV, cancelamento, devolução, troca, promoção, venda com Pix, cartão, dinheiro, TEF, contingência, entrada de XML, nota de fornecedor, bonificação, transferência e integração financeira”, destaca o gestor do Grupo Telecon.

Reforma pode representar ganhos de eficiência para o setor

Embora o impacto inicial seja predominantemente operacional, a Reforma Tributária também pode representar uma oportunidade para modernizar a gestão dos supermercados. De acordo com Quoos, a simplificação do sistema tributário brasileiro tende a gerar benefícios relevantes no médio e longo prazo. “Os supermercados que aproveitarem esse momento para modernizar seus processos e fortalecer sua gestão terão melhores condições de capturar esses benefícios”, avalia.

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Na visão de Metzen, a necessidade de integrar as áreas fiscal, financeira e comercial poderá elevar o nível de gestão das empresas do setor. “A necessidade de revisar cadastros, integrar fiscal e financeiro, melhorar a formação de preços e automatizar conciliações pode elevar o nível de gestão dos supermercados”, afirma o executivo.

Segundo Bruno Quoos, as atualizações precisam ocorrer sem comprometer a operação das lojas. “O objetivo é permitir que nossos clientes acompanhem a evolução da legislação com segurança, realizando as adequações necessárias sem impactos na produtividade, no atendimento ao consumidor ou na performance das lojas”, conclui.