Reforma Tributária chega ao caixa e coloca cadastro do supermercado à prova

A Reforma Tributária deixou de ser apenas tema de planejamento para chegar à operação do varejo. No supermercado, a mudança já alcança sistemas, cadastros e, na prática, a frente de caixa. Para emitir corretamente a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) com IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição Social sobre Bens e Serviços), não basta atualizar o software: é necessário garantir que as informações tributárias estejam corretas desde o cadastro do produto até a geração do documento fiscal.

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Como explica João Eloi Olenike, presidente executivo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), supermercados, especialmente os enquadrados no Regime Normal (CRT=3), precisam ter PDV, ERP e emissor fiscal atualizados de acordo com a Nota Técnica 2025.002-RTC, além dos cadastros devidamente parametrizados.

A obrigatoriedade de destaque dos novos campos existe desde 1º de janeiro de 2026, com alíquotas-teste de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS. Já a rejeição automática, em produção, pela ausência do grupo IBS/CBS para empresas do Regime Normal vigora desde 3 de agosto de 2026. “Sem isso, a partir de 3 de agosto de 2026 (Regime Normal) a SEFAZ rejeita a nota, impactando diretamente o caixa do supermercado. A preparação é predominantemente técnica e cadastral”, afirma Olenike.

Entre as várias etapas de adequação, o cadastro de produtos aparece como um dos principais pontos de atenção. O supermercado precisa garantir que informações como NCM, CST-IBS/CBS e cClassTrib estejam corretas e coerentes com o enquadramento de cada item. Uma inconsistência pode resultar em rejeição, tributação incorreta ou perda de benefícios.

O desafio ganha dimensão no varejo alimentar, que trabalha com milhares de SKUs. Por isso, a recomendação é evitar uma revisão exclusivamente manual e adotar uma estratégia de priorização. A orientação é começar pelos itens de maior volume, especialmente das categorias de cesta básica, higiene e hortifrúti, utilizando agrupamento por NCM, alterações em lote e validação por amostragem.

Informação correta no caixa

O cadastro, porém, é apenas o primeiro elo de uma cadeia que envolve ERP, regras tributárias, motor fiscal, PDV, emissor da NFC-e, XML e SEFAZ. Qualquer falha nessa trajetória pode resultar em rejeição ou erro de tributação.

Por isso, o ERP deve funcionar como fonte única das informações fiscais dos produtos, centralizando NCM, CST-IBS/CBS, cClassTrib, descrição e enquadramentos. Alterações realizadas no sistema precisam ser efetivamente sincronizadas com as frentes de caixa, e todas as lojas devem trabalhar com a mesma base atualizada.

O motor fiscal também precisa estar atualizado para calcular IBS e CBS e gerar corretamente os grupos previstos no novo leiaute. Entre as medidas recomendadas estão validações preventivas que impeçam a emissão quando houver incompatibilidade entre CST e cClassTrib, NCM inválida ou campos obrigatórios em branco. “O sucesso depende de dados mestres limpos + sincronização confiável + motor fiscal atualizado + validação preventiva + testes contínuos. O maior risco não está em um único sistema, mas nas interfaces e na qualidade do cadastro que alimenta toda a cadeia”, resume Olenike.

Paulo Moratore, head da Selbetti Retail Experience, explica que a principal preocupação está em entender que a Reforma Tributária não termina no ERP, e que a mudança precisa estar refletida em toda a estrutura tecnológica que sustenta a venda. “Um supermercado trabalha com milhares de SKUs, e se NCM, CST do IBS/CBS ou cClassTrib estiverem incorretos, podemos ter toda a tecnologia funcionando perfeitamente e, ainda assim, automatizar um erro tributário em milhares de vendas”, alerta. ”Como a tabela de cClassTrib possui períodos de vigência, a atualização precisa ser tratada como um processo contínuo de governança, e não como uma ação pontual”, diz.

Em uma operação com milhares de itens, Moratore recomenda trabalhar com agrupamentos, regras e exceções, cruzando a base do ERP com as tabelas oficiais e concentrando a análise nos produtos que apresentam maior risco. A preocupação se estende ao momento da venda. “O momento de descobrir um problema tributário não pode ser quando o consumidor estiver esperando no caixa”, lembra.

Flexibilização não significa esperar

A existência de uma flexibilização temporária de algumas validações pode criar uma sensação de segurança entre os varejista, entretanto, esse cenário não deve ser interpretado como uma autorização para postergar a adaptação.

A orientação de especialistas é continuar ou acelerar o saneamento de NCM, CST e cClassTrib, priorizando itens de alto giro e categorias com benefícios, além de realizar testes em ambiente de homologação e acompanhar as comunicações do Programa Nacional de Conformidade Tributária (PNCT).

O roteiro também inclui a realização de testes com os produtos prioritários e a validação do XML completo, incluindo os grupos IBS/CBS e os totalizadores. Venda normal, devolução, kits, promoções e outros cenários devem ser simulados antes de chegarem à operação.

A adequação envolve diferentes áreas e fornecedores. TI, fiscal, operações, contador, empresa de automação, fornecedor do ERP e motor fiscal precisam atuar de maneira integrada. Isso não significa, porém, transferir a responsabilidade tributária do supermercado.

O arquivo destaca que o varejista deve estabelecer um responsável interno pelo cadastro fiscal, criar um fluxo de aprovação para alterações de classificação, acompanhar rejeições e manter comunicação permanente com os fornecedores de software. Também é recomendável formalizar prazos e entregas de atualização e suporte nos contratos de manutenção.

Gustavo Portugal, advogado especialista em Direito Tributário e Empresarial e sócio fundador do GMP G&C Advogados Associados, reforça que 2026 funciona como um período de testes do novo sistema tributário. “O maior risco imediato não é apenas financeiro, mas operacional: a empresa pode ficar impedida de faturar, e quando a validação for ativada de forma rigorosa, notas fora do padrão serão rejeitadas, travando vendas e prestação de serviços”, alerta Portugal.

Para o supermercado, o caminho passa, portanto, por uma ação coordenada: revisar o cadastro, atualizar ERP, motor fiscal e PDV, garantir a sincronização das informações, testar a emissão da NFC-e em homologação e monitorar continuamente eventuais rejeições e mudanças nas regras.

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A recomendação de Olenike é tratar a adequação como um projeto interno de integridade de dados, e não simplesmente como uma atualização fornecida pela empresa de tecnologia. No fim, a preparação para o primeiro e para os próximos cupons com IBS e CBS passa menos por uma única mudança de sistema e mais pela capacidade do supermercado de garantir que a informação tributária correta acompanhe cada produto até o momento da venda. “A orientação é não esperar que o problema apareça na frente de caixa para descobrir que o cadastro ainda não estava pronto” recomenda o presidente do IBPT.